Para entender cómo elaborar un proyecto, antes debemos tener claro qué es un proyecto. Se trata de un conjunto de actividades relacionadas entre sí para obtener un objetivo, fijado a unos requisitos concretos.
Un proyecto es único, tiene una duración, fecha y equipo de trabajo sólo para su ejecución. Es la base de lo que le diferencia de un proceso. Se planifica un proyecto específico para obtener algo único. Por ello, la formulación de proyectos es compleja, tanto en cuanto debemos ejecutar un número elevado de actividades vinculadas, muchas de ellas, entre sí.
En este artículo identificamos las acciones necesarias en la elaboración de un proyecto, desde que surge la necesidad de planificarlo, gestionarlo y llevarlo a cabo, hasta su reutilización futura si fuera necesario.
NOCIONES BÁSICAS ANTES DE EMPEZAR EL DESARROLLO DE UN PROYECTO
- Un proyecto es único, se ejecuta en una fecha determinada y con unos recursos disponibles sólo para el mismo.
- Un proyecto es dinámico. Puede variar, y mucho, a lo largo de su desarrollo. Lo que hace indispensable trabajar con planificaciones flexibles.
- Un proyecto se basa en una metodología de gestión definida en las fases iniciales de la planificación.
- Un proyecto persigue un objetivo concreto desde el principio.
- Un proyecto no es una operación rutinaria.
PASOS PARA REALIZAR UN PROYECTO
Cada sector requiere de unos requisitos específicos. No es lo mismo un proyecto de arquitectura que un desarrollo de un nuevo software. Obvio. Sin embargo, existen pasos para hacer un proyecto que son comunes a cualquier tipología.
Como verás la fase de inicio e investigación lleva su esfuerzo. Lo mejor es que usando apps fáciles de manejar y flexibles, podemos poner cuanto antes a realizar una primera planificación.
PASO 1: OBJETIVO DEL PROYECTO
Identificar una necesidad para elaborar un proyecto. En esta fase inicial definimos un objetivo claro y concreto a perseguir. Desde el principio, debemos saber qué nos hacer embarcarnos en la planificación, gestión y ejecución de un proyecto, sea de la complejidad que sea.
Puede suceder que durante el desarrollo del proyecto, se retoquen tantas cosas que parezca que hemos cambiado por completo el objetivo inicial. Pero no es así. Por ejemplo, al crear una nueva aplicación online, podemos tener sólo la información del primer bloque de desarrollo —ya que se suele seguir una metodología Scrum. Esto hace que no sepamos hacia dónde se dirigirá el proyecto. Sin embargo, siempre tendremos presente que la app que vamos a desarrollar cumplirá una necesidad básica en nuestro usuario. De ahí, partimos con la idea.
Así pues, marca un objetivo claro, sencillo y sin ambigüedades.
PASO 2: INVESTIGACIÓN
Primera recogida de información. Una vez sepamos la misión del proyecto, es momento para recoger los datos posibles en esta fase también temprana. Será los necesarios para comenzar cuanto antes con la primera planificación del proyecto.
En la reunión de arranque —también conocida como Kick-off—, el equipo se reúne para aclarar los primeros puntos más generales de su trabajo para las próximas semanas. Sin embargo, también sirve y mucho, para obtener nuevas líneas de investigación. Lo que quiere decir que surgen dudas, y cuantas más sin responder, mejor. ¿Acaso no es mejor que salgan las preguntas antes de que sucedan los contratiempos sin respuesta? Así podremos elaborar un proyecto más eficaz y con mejores tomas de decisión.
PASO 3: METODOLOGÍA DE PROYECTO
¿Qué tipo de proyecto desarrollaremos? Dentro de la fase de recogida de información, hay un momento en el que debemos seleccionar la metodología adecuada a nuestro tipo de proyecto.
Existen metodologías predictivas, orientadas a averiguar cuanto antes las siguientes fases del proyecto. Con ellas, sabremos dónde están los cuellos de botella, los plazos de entrega de las actividades, el camino crítico que debemos seguir para terminar el proyecto en el plazo que marca nuestra planificación predictiva.
Tenemos también las metodologías ágiles, diseñadas para gestionar los contratiempos y cambios de última hora. Es básica en proyectos con un alto grado de incertidumbre. Como en el mundo del software, en donde la información suele venir poco a poco, y sus entregables son por bloques. Las revisiones continuas son básicas para ir desarrollando el producto o servicio que tenemos entre manos.
Por suerte, desde hace poco, tenemos la posibilidad de usar gestores de proyectos como Sinnaps, capaces de gestionar proyectos con ambas metodologías al mismo tiempo. Aplicando las ventajas de predictivas y ágiles, para lograr adaptar los proyectos a la actual necesidad del mercado.
Gracias a las metodologías combinadas y al elaborar un proyecto, su resultado será mucho más efectivo y dirigido a las necesidades reales del cliente. Porque el objetivo es hacer panificaciones que reflejen verdaderamente la realidad de lo que queremos, buscamos y tenemos.
PASO 4: YA PUEDES PLANIFICAR
¡Empezamos a planificar! Y lo hacemos con las primeras actividades del proyecto. Asignamos unas tareas a cada uno, de la manera más fácil con nuestra app. Les damos las relaciones o vínculos necesarios a cada actividad. Es decir, hasta que no terminen ciertas tareas, no podemos utilizar otras. El motivo más común de que suceda esta situación es que podemos necesitar el resultado obtenido en la primera actividad, para realizar la segunda.
Lo importante es poner en funcionamiento la maquinaria. Y presentar así una primera planificación al resto del equipo para que empiecen cuanto antes a pasar a la acción.
PASO 5: IDENTIFICA RECURSOS
Recursos disponibles. En esta primera planificación extraemos una función imprescindible: la de identificar y asignar los recursos necesarios en cada actividad. Añadiremos el consumo total estimado y dejaremos que las personas que trabajarán realmente con ellos, imputen su consumo real. Así funcionan las apps innovadoras y colaborativas como Sinnaps.
PASO 6: PLAN DE COMUNICACIÓN
Definir un plan de comunicación con el equipo. Tras la primera reunión de arranque, vamos creando una estrategia y calendario de comunicación. Se trata de las funciones más importantes de todo profesional que decide hacer un proyecto con un equipo de colaborares.
En el plan deberán aparecer las reuniones de seguimiento y los hitos. Cada una tendrá sus necesidades. Las primeras, atienden únicamente a revisar cómo se están haciendo las cosas. En las segundas, se toman las decisiones importantes que afectarán al futuro del proyecto, en base a los objetivos alcanzados en el momento de la reunión de hito.
PASO 7: EVALÚA AL INSTANTE
Evaluación constante del funcionamiento del proyecto. Como hemos visto en el punto anterior, el feedback con el equipo en las reuniones de seguimiento es fundamental. Proporcionaremos los documentos de soporte y las herramientas adecuadas para el equipo, con las que puedan evaluar en cualquier momento y al instante el funcionamiento real del proyecto.
PASO 8: REUTILIZA PROYECTOS
¿Reutilizamos el proyecto? Se puede dar la necesidad de reutilizar proyectos ya cerrados. Esto ocurre cuando solemos hacer el mismo trabajo o similar. Con planificaciones que sirven para futuros encargos, sólo haciendo ciertos retoques. Aprendemos así a cómo un proyecto mejorado cada vez que lo usemos. Así estaremos aplicando el Método Kaizen.
Todos estos pasos los podemos hacer con Sinnaps de la manera más fácil y productiva.
Objetivo del proyecto. Ténlo siempre programado en tu calendario de Sinnaps, al final del proyecto para no perderlo de vista en todo el proceso.
Investigación. Puedes comenzar tu proyecto planificando esta fase inicial para asegurarte de comenzar en una fecha y no procrastinar más tu proyecto.
Metodología de proyecto. Planifica tus proyectos utilizando lo mejor de los métodos ágiles y lo mejor de los métodos predictivos. Con Sinnaps, no tendrás que estudiar cada una de las metodologías para aplicar de la forma más intuitiva y eficaz lo mejor de todas las metodologías. Así funciona la tecnología de Sinnaps, que es capaz de predecir lo que va a ocurrir a lo largo de tu planificación y detectando el camino crítico de tu proyecto, mientras puedes hacer todos los cambios que necesites de forma ágil y planificando a medida que tengas nuevos requerimientos. Sinnaps re-calculará de nuevo la mejor ruta de trabajo 😉 Lo hace gracias a un diagram de Gantt evolucionado.
Planifica de manera flexible. Añade actividades y vincúlalas. Dale una duración y fija en fechas concretas las que necesites. Sinnaps priorizará tu trabajo para ayudarte a cumplir con los plazos. Re-planifica siempre que quieras y comparte automáticamente cada cambio con tu equipo.
Identifica recursos. Compensa la planificación de tus recursos para que siempre dispongas de lo necesario, a través de la gráfica de consumo de recursos de Sinnaps. Controla la sobrecarga de trabajo para encontrar el equilibrio en la asignación de tareas.
Gráfica de consumo de recursos
Plan de comunicación. Apóyate de herramientas que te faciliten una comunicación fluida con tu equipo. Sinnaps ofrece un chat interno en cada actividad para sus participantes. Además, mantuene actualizado al equipo gracias al muro de proyecto y al muro de actividad. Asimismo, genera informes de proyecto e informes de recursos con un sólo click.
Evalúa al instante. El seguimiento y control de proyectos se puede hacer gracias al panel de control de Sinnaps, que te asesora de la evolución de tus proyectos, apoyándose en técnicas de Valor Ganado.
Reutiliza proyectos. Puedes guardar las planificaciones que más suelas utilizar para aplicarlas más adelante en la fecha que necesites y con los recursos que necesites.
Elaborar un proyecto no tiene por qué ser una tarea complicada. Sinnaps lo hace fácil para que en cinco minutos ya puedas tener las bases de tu proyecto planificado.
